Facturen zonder overtypen

Situatie

Bij een KMO met een twintigtal medewerkers op de weg komen elke maand honderden bonnetjes en leveranciersfacturen binnen: gefotografeerd met de telefoon, doorgemaild als PDF, soms nog op papier. Iemand op de boekhouding typt de bedragen, data en leveranciers over in het boekhoudpakket, kent de juiste kostenpost toe en klasseert het document. Het is nauwkeurig werk dat geen fouten mag bevatten, maar wel repetitief is — en tegen het einde van de maand stapelt het op.

Wat AI doet

Een documentherkenningssysteem leest binnenkomende bonnetjes en facturen, haalt automatisch bedrag, datum, leverancier en btw-gegevens eruit, en stelt een boeking voor in het bestaande boekhoudpakket op basis van eerdere, gelijkaardige boekingen. De medewerker krijgt een overzicht met voorstellen, controleert in een oogopslag of alles klopt, en bevestigt met één klik. Het originele document wordt automatisch gearchiveerd en gekoppeld aan de boeking, zodat het bij een controle meteen terug te vinden is.

Resultaat

De verwerkingstijd per document daalt van enkele minuten typewerk naar een snelle controle van een paar seconden. Voor het bedrijf in kwestie betekende dat een besparing van zo’n twee volle werkdagen per maand op de boekhouding — tijd die nu naar opvolging van openstaande facturen en rapportering gaat. Minstens even belangrijk: omdat er niet meer manueel wordt overgetypt, verdwijnen de tik- en interpretatiefouten die vroeger af en toe voor gedoe zorgden bij de jaarafsluiting.