Offertes in minuten

Situatie

Een KMO in de installatietechniek maakt gemiddeld tien offertes per week. Elke offerte begint bij nul: de verkoper zoekt een gelijkaardig project op, kopieert stukken tekst, past prijzen aan en herschrijft de inleiding zodat het niet aanvoelt als een kopie. Dat kost al snel anderhalf uur per offerte, tijd die niet naar klantcontact of opvolging gaat. En omdat het knip-en-plakwerk is, sluipen er wel eens fouten in: een verkeerde referentie, een vergeten wijziging, een prijs die niet meer klopt.

Wat AI doet

De offertes van de voorbije jaren staan al ergens: in een gedeelde map, een CRM of een boekhoudpakket. Een AI-assistent krijgt toegang tot die historiek en tot de nieuwe klantvraag — een mail, een gesprek, een lastenboek. Op basis daarvan stelt hij een eerste versie samen: de juiste structuur, gelijkaardige projecten als referentie, en een inleiding die aansluit bij wat de klant vraagt. De verkoper leest na, past prijzen en details aan waar nodig, en verstuurt. Niets gaat automatisch de deur uit zonder menselijke controle.

Resultaat

Wat vroeger anderhalf uur duurde, wordt twintig minuten nalezen en bijsturen. De verkoper doet nog altijd het denkwerk — welke oplossing past hier het best — maar niet meer het herhalend typewerk. Bij het bedrijf in kwestie steeg het aantal offertes dat dezelfde dag nog buiten kon van iets meer dan de helft naar bijna negen op tien, zonder dat de kwaliteit eronder leed. Integendeel: omdat de basis consistent is, verdwenen de kleine fouten die vroeger door tijdsdruk ontstonden.